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21.09.2017
Elektronische Archivierung Drucken E-Mail


Elektronische Archivierung mit easy-car-archiv

Archivieren
Recherchieren
Reproduzieren
Elektronische Fahrzeugakte
Workflow

Als zentrales Informationssystem bietet easy-car-archiv die Möglichkeit, Belege unterschiedlichster Herkunft zentral zu halten und zu recherchieren, ob aus dem eigentlichen DMS-System, der Finanzbuchhaltung, der Zeiterfassung, anderen Produktivsystemen oder dem Scannen von Eingangsbelegen. Somit sind alle relevanten Informationen einfach zu finden, ohne in diversen Anwendungen und Einzelmasken suchen zu müssen.

Neue Gesetzesvorgaben fordern zudem die Archivierung von elektronisch erfassten Daten. Eine revisionssichere Ablage ist nur mit Hilfe eines modernen Archivierungssystems gesichert. Darüber hinaus hilft ein solches System die Dokumentenablage effizient und transparent zu gestalten. 

Wichtig ist, dass die archivierten Belege die Geschäftsprozesse im Autohaus vollständig wiedergeben.

Moderne Lösung mit vielen Pluspunkten

Das Archivierungssystem easy-car-archiv erfüllt nicht nur die aktuell geforderten Funktionalitäten, sondern bietet Ihnen viele weitere Vorteile:

  • Archivierung aller wichtigen Belegarten
  • Das System ist mandantenfähig
  • Betriebs- sowie jahresübergreifende Recherche
  • Volltextdatenbank und Volltextsuche
  • Individuelle und Gruppenzugriffsrechte
  • E-mail-Versand sowie optionaler e-mail-Import
  • Vollautomatische zeitgesteuerte Übernahme der Daten ins Archiv
  • Vollautomatische Verschlagwortung von gescannten Eingangsbelegen durch Barcode auf Leitbeleg
  • Skalierbare Speichermedien von CD-ROM über WORM bis hin zur Jukebox
  • Zugriff über MS-Terminal-Server Client und WEB-Client für Remote Recherche
  • Hierarchische Darstellung der gefundenen Treffermenge
  • Automatische Erzeugung der elektronischen Fahrzeugakte

Das System wurde für den Automobilhandel entwickelt und speziell auf die Belange des Automobilhandels abgestimmt. Daher ist die Archivstruktur den Geschäftsabläufen eines Autohauses genau angepasst. easy-car-archiv ist eine Add-On-Lösung für alle gängigen Dealer Management Systeme. Die Software wurde auf der Plattform modernster JAVA-Technologie erstellt, mit Integration zu den Anwendungen Formel1, C/A/R/E, Cross, Vaudis und vielen weiteren. Durch die eigens dafür entwickelte Schnittstelle ECP werden alle Dokumente wie z.B. Rechnungen und Tagesabschlüsse automatisch und revisionssicher in das Archiv übernommen.

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Von jedem Rechercheplatz, ob im Kundendienst, Vertrieb oder in der Buchhaltung können Vorgänge zielgenau recherchiert und reproduziert werden. Mittels der archivierten Belege können Sie auf einzelne Vorgänge oder die gesamte Fahrzeug- und Kundenakte zugreifen. Die Kundendienstaufträge mit allen Nebenbelegen werden vollautomatisch über Barcode-Erkennung eingelesen. Belege aus der Finanzbuchhaltung wie Kontenblätter und Journale werden über die easy-car-archiv Schnittstelle automatisch in das Archiv übernommen. Mit easy-car-archiv können alle Belege für den jeweiligen Geschäftsprozess blitzschnell recherchiert und reproduziert werden.

Moderne Verbindungstechniken wie MS-Terminal Server und WEB Clients garantieren den schnellen Zugriff auch an entfernten Arbeitsplätzen.

easy-car-archiv Module Elektronische Fahrzeugakte Rechnungseingang

Download des Produktflyers
(PDF - ca. 830 kB)