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25.11.2017
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Elektronische Vorgangsbearbeitung mit easy-car-workflow

Eingangsrechnungen zu kontrollieren, Reklamationen zu bearbeiten oder Gewährleistungen zu verfolgen, sind alltägliche Geschäftsprozesse im Autohaus. Um diese Vorgänge bearbeiten zu können, werden Eingangsbelege kopiert und per Post verteilt oder aus manuellen Papierablagen zeitaufwendig gesucht und entsprechend des vorliegenden Geschäftsprozesses zusammengestellt.

Aktentourismus, Schneckenpost oder Schnitzeljagd könnte man meinen, weil die Akten ständig unterwegs sind, die Transportzeit vom einen zum anderen Betrieb sehr groß ist oder aber geschlossene Vorgänge nachträglich nicht mehr komplettiert werden.

Die elektronische Dokumentenbearbeitung schafft hier Abhilfe. Die Eingangsbelege werden einmal eingescannt und vom Workflow als neuer Vorgang übernommen. Auf dieser Belegplattform kann nun der regelbasierende Workflow für die Eingangsrechnungen, das Gewährleistungsmanagement oder die Reklamationsbearbeitung beginnen. easy-car-workflow ist ein Modul aus der Produktreihe easy-car-solution und daher eng mit den anderen Modulen verknüpft. Optional können bereits im Workflow die Buchungen in easy-car-fibunet oder VAPS Basic übergeben werden. Vorgänge und Dokumente werden automatisch in easy-car-archiv übernommen.

Regelbasierende Workflows optimieren und beschleunigen die Bearbeitung von

Eingangsrechnungen

Gewährleistungsaufgaben

Reklamationsvorgängen

Fahrzeugdurchläufen und weiteren Aufgaben

easy-car-workflow ist für die Geschäftsprozesse eines Autohauses entwickelt worden und deckt somit überwiegend alle organisatorischen Abläufe ab. Auf Basis der nachfolgend abgebildeten Plattform werden die einzelnen Schritte der von Ihnen gewünschten Vorgangsbearbeitung definiert und dabei eventuelle Besonderheiten berücksichtigt. Die elektronische Vorgangsbearbeitung bietet im Gegensatz zur manuellen Bearbeitung eine Fülle von Optimierungen der aktuellen Geschäftsprozesse an. Daher prüfen wir vor der Installation sorgfältig und umfangreich ab, in welchem Umfang positive Veränderungen unter Einbeziehung des elektronischen Workflows für Ihr Haus eingebracht werden können. Ist diese Arbeit beendet, übernehmen wir diese Spezifikationen in das Programm.

Die nachfolgenden Ausführungen zeigen den Ablauf eines regelbasierenden Workflows am Beispiel von Eingangsrechnungen.