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21.09.2017
SEG Referenzen
easy-car-sales – steuert und lenkt die Prozesse für Neu- und Gebrauchtfahrzeuge Drucken E-Mail

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Die Unternehmensgruppe Gottfried Schultz ist einer der größten Vertragspartner des Volkswagen-Konzerns und mit den Marken Volkswagen, Audi, Skoda, Seat, Porsche und Bentley vertreten. Mit 26 Standorten und rund 1800 Beschäftigten an Rhein und Ruhr verkauft das Unternehmen jährlich über 40.000 Neu- und Gebrauchtfahrzeuge. Im Top-100-Ranking der Autohandelsgruppen in Deutschland rangierte das Unternehmen zuletzt auf Platz drei.

Mehrere Jahre lang wurde eine Softwarelösung gesucht, die möglichst alle Prozesse im Neu- und Gebrauchtwagenhandel abbildet, steuert und überwacht. Es wurden seitens der Geschäftsleitung hohe Anforderungen gestellt. Diese Anwendung sollte:

  • über eine eigene Datenbank verfügen,
  • von allen weiteren benutzten Systemen wie EVA, DAT, Service online, Vaudis, NEWADA die Daten und Informationen übernehmen,
  • alle Dokumente des einzelnen Fahrzeuggeschäftes in einer elektronischen Fahrzeugakte führen,
  • Börsenexporte an mobile.de, autoscout24 durchführen und die eigene Homepage mit Fahrzeugdaten versorgen.

„Unter vielen Anbietern haben wir uns dann im Jahr 2007 für das Fahrzeugmanagement System easy-car-sales aus dem Hause der SEG in Hamburg entschieden“, erläuterte Herr Thomas Schmitt, Leiter der IT-Abteilung der Gottfried Schultz Gruppe. Ausschlaggebend hierfür war die hohe Funktionalität und Abdeckung aller gestellten Forderungen sowie eine Datenbank für alle Informationen und Daten rund um das Fahrzeug. Da easy-car-sales überdies auch über einen flexiblen Modulbaukasten verfügt, wurde unsere Vorgabe einer stufenartigen Implementierung ebenfalls erfüllt.

Im ersten Schritt wurde das Basispaket mit seinen Einzelmodulen, Bestandsmanagement, DMS-Schnittstelle, Fahrzeugpräsentation, Prämien- und Boniverwaltung sowie dem Auswertungs- und Analysetool installiert. Ohne den Standard zu verlassen wurden von der SEG Anwendungsmodifikationen für das Wagenbuch, das Berichtswesen Gebrauchtwagen, für die Großkundenprofile, den Rolling Forecast für die Vertriebssteuerung sowie das Berichtswesen Neuwagen über alle vertretenen Marken durchgeführt. Die enge und sehr effektive Zusammenarbeit der Projektleiter Herr Michael Fidyka von Gottfried Schultz und Herr Bernd Weidlich aus der SEG half entscheidend mit, diese erste Projektphase reibungslos und planmäßig umzusetzen.

Nach und nach wurden die weiteren Module wie die Internet Börsen Preisbasisfindung, die Anbindung an alle weiteren benutzten Subsysteme, das Provisionssystem für Neu- und Gebrauchtwagenverkäufer sowie die umfangreiche Workflowsteuerung für die Verkaufsprozesse in Verbindung mit der elektronischen Fahrzeugakte installiert und geschult.

Besonders die selbstständige Workflowsteuerung von easy-car-sales für das Neu- und Gebrauchtwagengeschäft war für alle Beteiligten eine hohe Herausforderung. Zuerst einmal wurden in mehreren Workshops die einzelnen Prozessschritte, vom Verkauf / Hereinnahme des Fahrzeugs bis zur Übergabe des Fahrzeugs an den Kunden, detailliert festgelegt und dann in dem flexiblen Workflowsystem von easy-car-sales abgebildet. Nachdem der Vertrag in dem Verkaufssystem EVA erstellt und vom Kunden unterschrieben wurde, importiert easy-car-sales aus der EVA alle Informationen zu diesem Fahrzeugvertrag und startet den Verkaufsworkflow. Der Verkäufer gibt dort alle weiteren Informationen für die reibungs- und papierlose Weiterbearbeitung der nachfolgenden Prozesse ein.

Automatisch werden durch den Workflow die entstandenen Aufgaben nebst allen Dokumenten an den Verkaufsleiter, die Disposition und die Auslieferungsabteilung zur Bearbeitung weitergereicht. Zeit- und prozessstörende telefonische Rückfragen, Zettelwirtschaft, Schattenakten und dergleichen mehr sind nicht mehr nötig und gehören der Vergangenheit an. „Ohne den Einsatz der Workflows mit der elektronischen Fahrzeugakte hätten wir die Zusammenlegung diverser lokaler Dispositionen in eine zentrale Disposition kaum geschafft“, erklärte Herr Fidyka. Der postalische Versand der Fahrzeugakte mit den zusätzlichen Informationen zum Fahrzeuggeschäft hätte einen großen administrativen, organisatorischen Aufwand und unnötige Zeitverzögerung bedeutet. Änderungen und/oder Ergänzungen des Fahrzeuggeschäftes werden nun über Schnittstellen zum Dealer-Managementsystem Vaudis und zum Bestellsystem NEWADA automatisch dem Fahrzeug zugeführt und im Workflowsystem berücksichtigt. Alle am Prozess beteiligten Mitarbeiter haben jetzt jederzeit Zugriff auf alle Daten und Belege des Fahrzeuggeschäftes. Da im Hause Gottfried Schultz auch das Dokumentensystem easy-car-archiv der SEG einsetzt wird, können in easy-car-sales auch alle weiteren archivierten Dokumente (Werkstattaufträge, etc.) zu diesem Fahrzeug sofort und schnell recherchiert und reproduziert werden.

Jederzeit ist der aktuelle Status des Fahrzeuggeschäftes erkennbar. Lange Durchlaufzeiten werden durch das Workflowsystem erkannt und falls nötig eskaliert. Alle kaufmännischen Daten zu diesem Fahrzeuggeschäft liegen auf Knopfdruck vor und sind auch die Grundlage für die Provisionsabrechnung. Das Bestandsmanagement im Gebrauchtwagenbereich wurde erheblich transparenter, die Fahrzeugdaten-/beschreibung verbessert und vereinheitlicht und die Präsenz des Fahrzeuges in den Börsen beschleunigt, da easy-car-sales die Ausstattungsmerkmale des Fahrzeuges, die von DAT, Service online u.a. Subsystemen eingeholt werden, über eine Lernzentrale automatisch harmonisiert und für die Börsen aufbereitet. Mit der vollständigen Workflow Begleitung der Gebrauchtwagenprozesse vom Zulauf bis zum Verkauf konnte insbesondere die Standzeit I reduziert werden.

Mit dem umfangreichen Auswertungs- und Analysetool können vielfältigste Informationen sekundenschnell eingeholt werden. „Das Reportsystem generiert nach Vorgabe und Einrichtung selbstständig die Wochen und Monatsberichte für alle Bereiche in unserer Gruppe“, sagt Herr Harald Fähr, Geschäftsführer für Finanzen und Verwaltung. Wir haben das Potential von easy-car-sales noch lange nicht ausgeschöpft. Die umfangreiche Datenbank von easy-car-sales lässt kaum Wünsche offen und neben dem aktuellen Projekt Finanzplanung stehen für die Zukunft weitere Projekte mit easy-car-sales an.

Mit easy-car-sales haben wir heute ein System, das unsere Prozesse über alle Standorte vereinheitlicht und transparent gestaltet. Wir konnten unsere Standtage im Neu- und Gebrauchtwagenbereich erheblich reduzieren und die Einrichtung unserer zentralen Disposition wäre ohne easy-car-sales und die elektronische Fahrzeugakte nicht oder nur sehr schwer möglich geworden. Die Informationen, die uns dieses System zur Verfügung stellt, ermöglichen jederzeit eine aktuelle und komplette Sicht auf einzelne als auch auf alle Fahrzeuggeschäfte und bieten eine hohe Transparenz auf alle Zahlen des Unternehmens. Prozesse konnten verschlankt und einheitlich auf die Standorte übertragen werden. „Wir haben redundante Tätigkeiten unserer Mitarbeiter stark gesenkt und damit die Effektivität entscheidend erhöht. Wir sind sehr froh, die Entscheidung für easy-car-sales getroffen zu haben“.

 
easy-car-fibunet war die richtige Entscheidung Drucken E-Mail

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Das Autohaus Jllig, ein in der 4. Generation geführter Familienbetrieb in Münsingen südlich von Stuttgart, ist Vertragshändler für die Marken VW und Audi. Rund 50 Mitarbeiter kümmern sich im Autohaus um Kunden und Fahrzeuge. Wie nahezu alle VW/Audi Händler setzt man als Dealer-Management-System Vaudis ein, und bis vor kurzem wurde im Bereich Rechnungswesen mit der COMET TOP Finanzbuchhaltung gearbeitet.

Die Aussagefähigkeit dieser Finanzbuchhaltung ließ allerdings viele Wünsche und Forderungen offen. Um eine zielgerichtete und zukunftsweisende Investitionsentscheidung treffen zu können, wurden im ersten Schritt neu angekündigte Dealer-Management-Systeme begutachtet. Es fiel danach sehr schnell die Entscheidung, erstmal abzuwarten, Vaudis weiter zu nutzen und die betagte Finanzbuchhaltung gegen ein neues Rechnungswesen auszutauschen, das zu allen anderen Dealer- Management-Systemen aufwärtskompatibel ist. Nach eingehender Begutachtung der im Markt angebotenen Anwendungen fiel die Entscheidung für easy-car-fibunet von SEG.

Die Umstellung von der COMET FiBu TOP auf easy-car-fibunet einschließlich Datenübernahme, Anpassen der Auswertungen, Schulung und Echtstartunterstützung wurde reibungslos und innerhalb einer Monatsperiode in nur wenigen Tagen von SEG durchgeführt. Sehr schnell wurde die höhere Effizienz im Bereich der Buchhaltung deutlich, und die gewünschten Auswertungen können heute tagesaktuell ohne Aufwand über das System erzeugt werden. Ebenfalls werden auch die buchhalterischen Daten des angeschlossenen STOP & GO Betriebes über eine DATEV-Schnittstelle in die easy-car-fibunet integriert und können somit parallel zu den Autohausdaten aus der Vaudis ausgewertet werden.

„Es war die richtige Entscheidung, diesen Schritt zu gehen, und wir hatten uns eine solch reibungslose Umstellung nicht vorstellen können.“ resümierte Frau Jllig.

 
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