Wir freuen uns, dass Sie unseren Internetauftritt besuchen und bedanken uns für Ihr Interesse an unserer Webseite. Im Folgenden informieren wir über die Erhebung personenbezogener Daten bei Nutzung unserer Webseiten. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen.

Informatorische Nutzung

Für die informatorische Nutzung unserer Webseiten, erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die uns Ihr Browser automatisch übermittelt, wie etwa:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
• Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
• jeweils übertragene Datenmenge und der Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden etc.)
• Webseite, von der die Anforderung kommt
• Browsertyp / Version / Sprache
• Betriebssystem und dessen Oberfläche
• Sprache und Version Ihres Browsers.

Speicherdauer: Die Speicherdauer dieser Daten (Logs) beträgt 14 Tage.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Die o.g. Daten sind technisch erforderlich, um Ihnen unsere Webseiten anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Anfragen per E-Mail, Post, Telefon, Fax, Demo-, Support- oder Ticketsystem

Wenn Sie uns per E-Mail, Post, Telefon, Fax, Demo-, Support- oder Ticketsystem oder Ticketsystem kontaktieren, wird Ihre Anfrage samt darin enthaltenen personenbezogenen Daten zum Zwecke der Bearbeitung Ihrer Anfrage bei uns von den dazu berechtigten Personen verarbeitet.

Beauftragter Dienstleister: Auftragsverarbeiter für das Ticketsystem ist Atlassian Pty Ltd, Level 6, 341 George Street, Sydney NSW 2000, Australien, https://www.atlassian.com/. Unsere E-Mail Systeme werden gehostet vom Auftragsverarbeiter Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland, https://www.microsoft.com/de-de/.

Speicherdauer: Die Daten verarbeiten und speichern wir so lange, bis der Zweck der Verarbeitung erfüllt ist und gesetzliche Pflichten zur Aufbewahrung (i.d.R. 10 Jahre Aufbewahrungsfrist) dem nicht entgegenstehen oder sie der Verarbeitung wirksam widersprochen haben.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, falls Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrages oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen zusammenhängt. In allen anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, da wir ein berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen sowie der Rückmeldung zu erbrachten Leistungen und am Einsatz eines professionellen Tools zur Auftragserledigung haben. Sofern durch den Einsatz von Atlassian eine Drittlandübertragung stattfindet, ist dieses durch EU-Standardvertragsklauseln abgesichert. Sollte eine Drittlandübertragung bei Microsoft erforderlich sein, wird dieses durch den Data Privacy Framework und zusätzlich durch EU-Standardvertragsklauseln als geeignete Garantie abgedeckt.

Interner Bereich

Um den internen Bereich für Dokumente, Updates und Informationen nutzen zu können, müssen Sie unter Angabe Ihres Vor- und Nachnamens, Ihre E-Mail-Adresse, eines Nutzernamens und Ihres Zugangspassworts anmelden. Wenn Sie den internen Bereich nutzen, speichern wir die notwendigen Daten, um Ihnen diesen Bereich zur Verfügung zu stellen.

Speicherdauer: Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist der Fall, wenn Sie ihr Benutzerkonto löschen bzw. löschen lassen. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO zur Durchführung (vor)vertraglicher Maßnahmen und Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bereitstellung eines sicheren zugangsgeschützten Bereich zur Bereitstellung von Dokumenten, Updates und Informationen.

Nutzung der E-Mail- und Postadresse für Produkt- und Supportinformationen und Direktwerbung

Ihre E-Mail- und Postadresse nutzen wir zur Produktinformation. Dieses können beispielsweise aktuelle Informationen über notwendige Systemupdates, Bedienungshilfen aber auch angebotene Schulungsmaßnahmen oder wichtige Supportmitteilungen sein. Darüber hinaus nutzen wir die Daten zum Zwecke der Direktwerbung, sofern Sie Kunde bei uns sind bzw. waren und die Direktwerbung sich auf eigene ähnliche Waren und Dienstleistungen bezieht. Der Nutzung für Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen. Verwenden Sie dazu am besten folgende E-Mail-Adresse: datenschutz@seghamburg.de. Am einfachsten ist ein Widerspruch möglich, indem Sie bei jedem Newsletter auf den Button abmelden klicken. Weitere Informationen sind gegen Ende der Datenschutzerklärung unter dem Punkt Betroffenenrechte bzw. Widerspruchsrecht für Direktwerbung verfügbar.

Beauftragte Dienstleister: Wir setzen teilweise den Dienstleister rapidmail GmbH, Augustinerplatz 2, 79098 Freiburg im Breisgau, Deutschland, www.rapidmail.de ein, mit dem ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen wurde.

Speicherdauer: Die Daten verarbeiten und speichern wir so lange, bis der Zweck der Verarbeitung erfüllt ist und gesetzliche Pflichten zur Aufbewahrung (i.d.R. 10 Jahre Aufbewahrungsfrist) dem nicht entgegenstehen oder sie der Verarbeitung wirksam widersprochen haben.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, falls Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrages oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen zusammenhängt. In allen anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, da wir ein berechtigtes Interesse an der Erfüllung von Verträgen sowie der Aufrechterhaltung und Verbesserung der Kundenbeziehung haben. Sofern es sich bei der Verarbeitung um Direktwerbung handelt, ist dabei die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO in Verbindung mit EG 47 DSGVO.

Nutzung anonymisierter Daten für KI-gestützte Auswertung und Produktentwicklung

Wir setzen Systeme der Künstlichen Intelligenz (KI) ein, um unsere Produkte, unseren Support und unsere Serviceprozesse weiterzuentwickeln. Dazu nutzen wir unter anderem Inhalte aus Anfragen, die uns per E-Mail, Post, Telefon, Fax oder über unser Ticketsystem erreichen – beispielsweise um wiederkehrende Fehlerbilder zu erkennen, Antwortvorschläge zu verbessern, Dokumentationen und Bedienungshilfen zu optimieren oder KI-gestützte Funktionen in unseren Produkten zu trainieren und zu testen.

Für diese Zwecke verwenden wir keine personenbezogenen Daten, sondern ausschließlich anonymisierte Daten. Bevor Daten in die KI-Verarbeitung gelangen, entfernen oder ersetzen wir alle Angaben, die einen Rückschluss auf Ihre Person zulassen – insbesondere Namen, Anschriften, E-Mail-Adressen, Telefon-, Kunden-, Vertrags- und Ticketnummern. Das Ergebnis ist so aufbereitet, dass eine Zuordnung zu Ihrer Person für uns und für Dritte auch mit vertretbarem Aufwand nicht mehr möglich ist. Eine Wiederherstellung des Personenbezugs nehmen wir nicht vor und versuchen sie auch nicht.

Auf die anonymisierten Daten ist die DSGVO nicht mehr anwendbar.

Speicherdauer: Die personenbezogenen Ausgangsdaten speichern wir unverändert nach den zu den jeweiligen Verarbeitungen genannten Fristen; die Nutzung für KI-Zwecke verlängert diese Fristen nicht. Die daraus entstehenden anonymisierten Datensätze speichern wir ohne zeitliche Begrenzung, da sie keinen Personenbezug mehr aufweisen.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Rechtsgrundlage für die Anonymisierung Ihrer Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Verbesserung der Qualität, Sicherheit und Verfügbarkeit unserer Produkte und Supportleistungen, in der schnelleren Erkennung und Behebung technischer Störungen sowie in der Weiterentwicklung KI-gestützter Funktionen.

Bewerbungen

Für die Online-Bewerbung haben wir auf unseren Webseiten entsprechende Formulare bereitgestellt, über die Sie sich bequem auf eine für Sie passende Stelle bewerben können. Hierfür notwendige Pflichtangaben sind gesondert markiert, weitere Angaben sind freiwillig. Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zugesendet haben (inkl. Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse), um Ihre Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Positionen) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen. Ihre Bewerbung wird nach Eingang von der zentralen Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden anschließend an die für Ihre Stelle zuständigen Ansprechpartner (Direktion, Abteilungsleitung, Bereich, usw.) einer der Gesellschaften der VAPS Unternehmensgruppe (www.vaps.de und www.seghamburg.de) weitergegeben. Danach wird der weitere Ablauf abgestimmt. Innerhalb der VAPS Unternehmensgruppe haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen.

Beauftragte Dienstleister: Bei der Durchführung des Bewerbungsverfahrens werden wir durch die VAPS GmbH, Kollberg 9, 30916 Isernhagen unterstützt, die Ihrerseits den Auftragsverarbeiter d.vinci HR-Systems GmbH, Nagelsweg 37-39, 20097 Hamburg, https://www.dvinci.de/impressum/ in Form eines Online Bewerbungsmanagementsystems (BMS) einsetzt.

Speicherdauer: Daten von Bewerbenden werden im Falle einer Absage nach 6 Monaten gelöscht. Für den Fall, dass Sie einer weiteren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, werden wir Ihre Daten in unserem Bewerber-Pool aufnehmen. Dort werden die Daten nach Ablauf von 2 Jahren gelöscht. Sollten Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens den Zuschlag für eine Stelle erhalten haben, werden die notwendigen und erforderlichen Daten in unser Personalinformationssystem überführt.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung: Die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist zulässig für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO i.V.m. § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen. Die Weitergabe Ihrer Daten an die für Ihre Stelle zuständige Gesellschaft der VAPS Unternehmensgruppe erfolgt im Interesse der jeweiligen Gesellschaft Ihre Bewerbung zu sichten und das Bewerbungsverfahren durchzuführen, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO i.V.m. EG 48 DSGVO.

Einsatz von Cookies

Wir verwenden ausschließlich Cookies, die notwendig und erforderlich sind im Sinne des §25 Abs. 2 des Gesetzes zur Regelung des Datenschutzes und des Schutzes der Privatsphäre in der Telekommunikation und bei Telemedien (TTDSG).

Social-Media-Links und -Kanäle

Innerhalb unserer Webseite sind Links zu unseren unterschiedlichen Social-Media-Kanälen, teilweise mit den entsprechenden Logos, vorhanden. Klicken Sie auf einen dieser Links wird grundsätzlich Ihre IP-Adresse an die Betreiber der unterschiedlichen Plattformen übermittelt. Sollten Sie einen von diesen Diensten in Anspruch nehmen und auch mit Ihrem spezifischen Account eingeloggt sein, können unter Umständen auch Angaben zu ihrem Surfverhalten durch die Betreiber der Sozialen Medien erfasst werden. Das Übermitteln Ihrer IP-Adresse an die Betreiber der aufgerufenen Webseiten ist technisch notwendig und gilt für alle Webseiten. Wie bei allen Links besteht die Möglichkeit, dass eine Profilbildung zum Beispiel über Fingerprinting durch diese durchgeführt wird. Auf diese haben wir keinen Einfluss.

Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gem. Art. 12 ff. DSGVO: Recht auf Auskunft, Recht auf Berichtigung oder Löschung, Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Recht auf Widerspruch, Recht auf Datenübertragbarkeit, Recht auf Beschwerde bei einer für den Datenschutz zuständigen Aufsichtsbehörde.

Kontaktmöglichkeiten bez. Ihrer Rechte

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie jederzeit mit uns Kontakt aufnehmen. Verwenden Sie dazu am besten folgenden E-Mail-Adresse: datenschutz@seghamburg.de. Sie können gerne auch eine der Kontaktmöglichkeiten in unserem Impressum verwenden oder sich direkt an unseren Datenschutzbeauftragten (Kontaktdaten oben) wenden.

Kommunikation per E-Mail

Beachten Sie bitte, dass die Kommunikation mittels E-Mail ohne Verschlüsselung mit Risiken behaftet ist. Bitte senden Sie uns keine sensiblen Daten unverschlüsselt per E-Mail. Bei Informationen mit einem hohen Geheimhaltungsbedürfnis empfehlen wir Ihnen den Postweg.

Datensicherheit

Wir setzen zudem technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um anfallende oder erhobene personenbezogene Daten zu schützen, insb. gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder gegen den Angriff unberechtigter Personen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.