easy-car-workflow

 

easy-car-workflow

die Workflow Lösung, die sicher geregelt, hoch automatisiert und perfekt integriert in Ihr Autohaus Ihre Eingangsrechnungen steuert

Mit easy‐car‐workflow können auf komfortable Weise Eingangsrechnungen im Unternehmen erfasst, mit Zusatzinformationen versehen, weitergeleitet und zum Abschluss in eine Buchhaltung übergeben und archiviert werden. Durch die Definition von Regeln für den Durchlauf – Neuwagen, Gebrauchtwagen, Kundendienst, Teiledienst und Verwaltung – optimieren, überwachen und beschleunigen Sie die Bearbeitung Ihrer Eingangsrechnungen. Zur revisionssicheren Nachverfolgung werden alle Vorgänge in Ihrem Archiv langzeitarchiviert.

easy-car-workflow ist für die Geschäftsprozesse eines Autohauses entwickelt worden und deckt die organisatorischen Abläufe ab.

 
 

Verarbeitung im Workflow

Formelle Prüfung
Steuerlich korrekt gemäß §14 UStG.

Rechnungsprüfung
Wurde die Ware wie bestellt und zum vereinbarten Preis geliefert?

Nach dieser ersten Prüfung der Rechnung kann im Workflow vorkontiert werden. Die Eingabemaske beschränkt sich auf wenige für die Buchung notwendige Angaben. Die Mitarbeiter in den Fachabteilungen werden bei dieser Aufgabe mit Daten aus ihrer Finanzbuchhaltung unterstützt. Die Sachkonten mit Kontonummer und Bezeichnung erleichtern die Zuordnung. Steuerschlüssel, Kostenstelle und Aufteilungsschlüssel für die Kostenrechnung werden in Auswahlfeldern angeboten.

Rechnungsfreigabe
Die Rechnung wird durch den Verantwortlichen der Abteilung für die weitere Bearbeitung freigegeben.

Buchungsvorbereitung
Der Mitarbeiter in der Buchhaltung erhält alle Informationen und Kommentare aus Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe, überprüft die Vorkontierung und ergänzt oder korrigiert die Kontierung.

Workflow Abschluss
Mit dem Workflow-Abschluss erfolgt automatisch die Verbuchung in easy-car-fibunet und VAPS Basic, aber auch anderen Finanzbuchhaltungen. Abschließend wird die Rechnung mit dem Ablaufprotokoll, Kommentaren und Anhängen archiviert.

 
 

easy-car-workflow  - die Lösung vieler Aufgaben

Auf Basis der vorhandenen Plattform werden die einzelnen Schritte der von Ihnen gewünschten Vorgangsbearbeitung definiert und dabei eventuelle Besonderheiten berücksichtigt. Die elektronische Vorgangsbearbeitung bietet im Gegensatz zur manuellen Bearbeitung eine Fülle von Optimierungen der aktuellen Geschäftsprozesse. Daher prüfen wir vor der Installation sorgfältig und umfangreich ab, in welchem Umfang positive Veränderungen unter Einbeziehung des elektronischen Workflows für Ihr Haus eingebracht werden können. Ist diese Arbeit beendet, übernehmen wir diese Spezifikationen in das Programm.

Beim Scannen werden die Rechnungsinhalte digitalisiert. Die Dokumente werden aus einem Überwachungsordner in easy-car-workflow als neuer Vorgang eingelesen und mit optischer Zeichenerkennung (OCR) auf vordefinierte Begriffe (z.B. Standort, Belegdatum, Belegnummer, USt-ID) untersucht. In der anschließenden Bearbeitung werden weitere Informationen aus den Dokumenten herausgefiltert und gespeichert, Finanzbuchhaltungssysteme liefern aus dem Kreditorenstamm Detaildaten, und zusätzliche Dokumente können ergänzt werden. Der Vorgang wird zum nächsten Bearbeiter weitergeleitet. Ist der letzte Schritt der Bearbeitung erreicht, sorgen Exportservices für die Übertragung der Daten in eine Finanzbuchhaltung und/oder in ein Archiv.

Die Vorteile des digitalen Eingangsrechnungsworkflows:

  • Schnellerer Rechnungsdurchlauf durch minimale Transport‐ und Liegezeiten
  • Frühe Verfügbarkeit der Rechnungsinformationen
  • Aussagefähiges und aktuelles Rechnungseingangsbuch
  • Standortübergreifende Rechnungsbearbeitung möglich
  • Erfassung von Kontierungsparametern außerhalb der Buchhaltung
  • Hohe Transparenz durch zentrale Datenhaltung
  • Berücksichtigung der Berechtigungsstrukturen
  • Einhaltung von Skonti‐ und Zahlungsfristen
  • Vollständige Dokumentation des Prüfungs‐ und Freigabeprozesses
  • Optional: rechtssichere Archivierung der Dokumente und Vorgangsdaten
  • Optional: automatische Übergabe der Buchungsdaten an die Finanzbuchhaltung

Insgesamt bietet der Rechnungseingangsworkflow eine stabile, flexible und nachvollziehbare Lösung. Aus der Summe seiner Vorteile ergibt sich insgesamt eine deutliche Effizienzsteigerung.

 
 

Jeder Benutzer hat jederzeit die Übersicht über alle seine aktuellen Aufgaben. Über ein voreinstellbares Ablaufdatum können Verfallfristen überwacht werden. Im nachfolgenden Bild sind die überschrittenen Termine mit einem roten Ablaufdatum gekennzeichnet.

Ein Benutzer mit Supervisor-Rechten hat die Möglichkeit, jederzeit Daten zu ändern oder Vorgänge neu zuzuweisen – hierzu bietet das integrierte Rechnungseingangsbuch allerbeste Unterstützung.